在表格處理的世界裡，效率就是第一生產力。許多辦公使用者每天都要面對大量重複資料錄入和複雜的資料整理任務，比如批次提取郵箱字首、統一日期格式、拆分訂單號等。傳統方法往往需要藉助複雜函式甚至 VBA 指令碼，學習成本高且容易出錯。

而在 WPS 表格中，有一個極具生產力的工具——智慧填充。它可以透過少量示例，自動識別並應用規律，幫助使用者快速完成整列資料的批次填充。本文將從 概念、優勢、操作步驟、應用場景、進階技巧 等方面，帶你全面掌握 WPS 智慧填充的用法。

👉 在開始之前，如果你還沒有最新版本，建議先進行 WPS office下載，這樣才能確保完整體驗智慧填充功能。

一、WPS智慧填充的基本概念與原理

1、什麼是智慧填充？

智慧填充（Flash Fill）是一項基於模式識別的自動化填充工具。使用者只需在表格中輸入一到兩個示例，系統就能識別其內在規律，並將規律應用到整列資料中。

舉個例子：

• 原始資料：張三-13888889999

• 目標：提取姓名部分

  當你在第一行輸入“張三”，在第二行輸入“李四”時，WPS 就能自動識別出“姓名在連字元前”，並把整列姓名提取出來。

2、與普通填充的區別

• 普通填充：依賴數列或固定格式，如 1,2,3 或 星期一,星期二。

• 智慧填充：能夠理解更復雜的規律，比如從字串中提取、組合或轉換內容。

3、底層邏輯

智慧填充的演演演算法會對比你輸入的示例，尋找共性特徵，例如：分隔符、字元位置、長度模式、數字組合等。然後基於這些規律，自動推斷並填充餘下資料。

這種方式避免了複雜公式的編寫，也減少了使用者在學習函式上的成本，可以看作是一種“輕量化的人工智慧”。

二、為什麼要用智慧填充？

1、節省時間

傳統方法中，如果需要拆分 5000 條訂單號，通常要寫公式如 =LEFT(A1,4) 或 =MID(A1,5,8)，還要不斷複製公式。而智慧填充只需輸入幾個示例，幾秒鐘即可完成整列操作。

2、降低錯誤率

複雜函式對初學者極其不友好，括號位置、引數順序一旦寫錯，結果全錯。智慧填充基於直觀示例，幾乎不會出錯。

3、零學習門檻

不需要學習任何公式，哪怕沒有表格基礎，也能快速上手。

4、最適合的人群

• 財務人員：批次處理憑證號、發票號。

• 電商賣家：提取 SKU、客戶郵箱、訂單日期。

• 外貿人員：統一客戶編號或公司程式碼。

• 學生和研究人員：批次整理實驗資料、論文編號。

三、WPS智慧填充的詳細操作步驟

1、啟動智慧填充

1. 開啟 WPS 表格（推薦使用最新版，可透過 WPS office下載 更新）。

2. 在目標列的單元格中，輸入一個期望的結果。

3. 在下一行繼續輸入相似的結果，幫助系統理解規律。

4. 使用快捷鍵 Ctrl+E 或選單“資料 → 智慧填充”觸發功能。

2、常用快捷鍵

• Ctrl+E：直接觸發智慧填充。

• Alt → D → F → E：透過選單選擇。

3、適用範圍

• 單列填充：對某列資料進行提取或轉換。

• 多列匹配：根據一列規律，自動填充另一列。

四、WPS智慧填充的核心應用場景

1、文書處理

• 提取郵箱字首：[email protected] → alice

• 去除編號字首：NO-001 → 001

• 日期格式化：20250919 → 2025-09-19

2、數字處理

• 拆分訂單號：CN20250919-888 → 888

• 批次補零：123 → 000123

• 提取區號：+86-13588889999 → 13588889999

3、混合資料處理

• 拆分姓名：王小明 → 王 / 小明

• 合併欄位：姓名 + 部門 → 張三-市場部

• 提取日期：2025年09月19日 → 20250919

4、跨境電商實戰案例

跨境電商賣家常常下載平臺訂單表格：

• 原始訂單號：US20250919-XYZ888

• 目標：提取日期欄位 20250919

  透過輸入一條示例，智慧填充可以快速批次完成，避免函式公式的繁瑣操作。

五、進階技巧與隱藏用法

1、多次示例提高準確率

如果第一次推斷結果不準確，可以繼續輸入多個樣例。系統會自動重新學習，並修正結果。

2、結合函式使用

雖然智慧填充本身強大，但結合函式使用更穩妥：

• 用 TRIM() 去掉多餘空格，再進行智慧填充。

• 用 PROPER() 將文字首字母大寫，再結合智慧填充進行規範化。

3、快速修正結果

如果某幾行填充錯誤，你只需手動修改一兩個結果，WPS 會根據修改後的樣例重新調整整列資料。

4、大規模資料處理

即使面對上萬行資料，智慧填充依然高效，避免了複雜公式導致的表格卡頓。

六、常見問題與解決方案（FAQ）

1、為什麼我在表格裡找不到智慧填充？

• 原因：你使用的可能是舊版本的 WPS。

• 解決辦法：請透過 WPS office下載 獲取最新版，確保“資料”選項卡下有“智慧填充”按鈕。

2、為什麼智慧填充沒有正確識別規律？

• 原因：示例輸入太少或不夠清晰。

• 解決辦法：至少輸入 2–3 個樣例，讓系統更準確地識別模式。

3、智慧填充和自動填充有什麼區別？

• 自動填充：適合連續數字、日期等固定序列。

• 智慧填充：適合複雜的字串、數字、文字混合資料處理。

4、智慧填充能跨表格使用嗎？

目前只能在單個工作表內使用，但結果可以複製到其他表格。

5、是否會覆蓋已有資料？

不會。智慧填充只會在空白單元格中生效，已存在資料不會被覆蓋。

七、實戰案例深度解析

1、案例一：財務票據編號拆分

財務人員經常遇到“發票-0001、發票-0002”這樣的格式，如果要提取編號部分，傳統做法需要寫函式：

=RIGHT(A1,4)

而智慧填充只需在第一行輸入“0001”，第二行輸入“0002”，即可自動提取所有編號。

2、案例二：跨境電商 SKU 處理

一個典型 SKU：SKU-CN-888-RED。

• 目標：提取中間的“888”。

• 方法：輸入第一行結果“888”，第二行繼續輸入，智慧填充就能完成上千條 SKU 的拆分。

3、案例三：郵箱域名提取

• 原始資料：[email protected]

• 目標結果：company.com

• 方法：輸入一行示例即可，系統會自動識別“@”符號後的字串。

4、案例四：日期統一格式

• 原始資料：2025/9/19

• 目標結果：2025-09-19

• 方法：輸入一個結果，智慧填充能自動統一所有日期。

5、案例五：客戶電話整理

外貿業務中，客戶電話往往包含國家區號：+86-13588889999。

• 目標：只保留手機號碼。

• 方法：輸入“13588889999”，智慧填充能自動批次去掉區號。

八、與其他工具的對比分析

1、智慧填充 vs Excel Power Query

• 學習曲線：智慧填充幾乎零門檻，而 Power Query 功能更強大但上手難度大。

• 適用場景：智慧填充適合輕量、快速的場景；Power Query 更適合複雜的 ETL（抽取、轉換、載入）需求。

2、智慧填充 vs 函式公式

• 函式公式：功能靈活，但需要記憶函式語法，容易出錯。

• 智慧填充：示例驅動，簡單直觀，但個別複雜場景下不如函式精確。

• 3、智慧填充 vs 宏/VBA

• 宏/VBA：適合長期自動化任務，但需要程式設計知識。

• 智慧填充：適合一次性或臨時性任務，效率極高。

九、效率提升的底層邏輯

1、智慧填充為何如此高效？

它的本質是“模式識別”。當你輸入兩個樣例時，系統會從中提煉規律，然後基於演演演算法預測後續資料。

2、人機互動的閉環

1. 使用者輸入樣例。

2. 系統分析並推斷規律。

3. 系統批次填充結果。

4. 使用者微調個別錯誤。

5. 系統重新學習並修正結果。

這個閉環保證了填充結果的高效與準確性。

3、與 AI 的類比

智慧填充可以理解為“小型 AI”。它不需要複雜的模型訓練，卻能在特定場景下完成精準的資料識別和處理。

十、總結與建議

智慧填充是 WPS 表格裡極具價值的功能。它不僅能幫你節省大量時間，還能顯著降低出錯率。透過本文的學習，你已經掌握了：

1. 智慧填充的基本概念與原理。

2. 詳細的操作步驟和快捷鍵。

3. 適用的文字、數字、混合資料場景。

4. 進階技巧與大資料處理經驗。

5. 常見問題的解決方案。

6. 多個真實案例的完整演示。

7. 與其他工具（函式、Power Query、VBA）的對比。

無論你是財務人員、電商賣家，還是學生、研究人員，學會智慧填充，都能在日常工作中大幅提升效率。

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